Тренд года: автоматизация бюджетирования

Как показывает практика, в большинстве случаев причиной недовольства автоматизацией является способ внедрения системы бюджетирования «от программного продукта». Внедренная таким образом система часто не учитывает реальные потребности компании и не способна помочь решению поставленных перед ней задач.

Бюджетирование – система, обеспечивающая достижение стратегических целей предприятия с помощью составления бюджетов и контроля их исполнения. Наличие системы бюджетного управления – одна из характеристик, по которой можно судить об уровне развития компании.

Часто под выражением «автоматизация бюджетирования» понимают некую специальную программу, способную собрать воедино все бюджеты и синхронизировать их так, чтобы на выходе получался готовый план-фактный анализ (периодическое сопоставление запланированных в бюджете показателей с фактическими, оценка и анализ выявленных отклонений - прим. редакции). Фактически внедрение автоматизированной системы бюджетирования - очень трудоёмкий процесс, требующий командной работы руководителей подразделений и линейных менеджеров. На полный переход к автоматизации процесса бюджетирования может уйти от трёх месяцев до года.

Какие задачи решает система бюджетирования?

• Формирование многомерных бюджетов с возможностью использования различных аналитических разрезов.
• Вовлечение неограниченного числа исполнителей путем распределения полномочий.
• Оперативное проведение план-фактного и факторного анализа (процесс сравнения значений различных типов данных - прим. редакции) бюджетов, контроль исполнения запланированных показателей.
• Контроль расходов и эффективное управление денежными средствами.
• Возможность прогнозировать развитие компании в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

Каким предприятиям реально нужна автоматизация бюджетирования?

• В штатном расписании присутствуют не менее 5 руководителей среднего звена.
• Предприятие состоит, как минимум, из 3 департаментов.
• Есть подразделение, в функции которого входит планирование и контроль основных показателей деятельности предприятия.
• Руководство предприятия хочет знать и контролировать реальные данные о доходах и расходах, движении денежных средств и активах компании.
• На обработку большого объема разнородных операций уходят значительные человеческие и временные ресурсы, а также актуальность данных не соответствует времени принятия управленческих решений.

Предприятия, как правило, ошибочно принимают решения по автоматизации «несуществующего» бюджетирования на основании таких доводов, как "так сейчас поступают многие" или "конкуренты уже используют", "аудиторы посоветовали" или "порекомендовали друзья".

Многие компании уже автоматизировали бюджетирование, но остались недовольны. Как показывает практика, в большинстве случаев причиной недовольства автоматизацией является способ внедрения системы бюджетирования «от программного продукта». Внедренная таким образом система часто не учитывает реальные потребности компании и не способна помочь решению поставленных перед ней задач.

Кроме того, наиболее частыми причинами отсутствия положительного эффекта от системы являются:

• Разработка бюджетной модели «на бумаге», без учета целей и текущего состояния организации, использование бюджетных моделей других компаний.
• Отсутствие четкого и ясного регламента бюджетирования, определяющего сроки и ответственность сотрудников на каждом этапе бюджетного процесса.
• Отсутствие достоверных фактических данных для сравнения с планом.
• Недостаточный контроль исполнения бюджета, отсутствие механизмов реагирования на отклонения бюджета от запланированных значений.
• Сопротивление сотрудников, которые, с применением только им знакомой терминологии, приводят много доводов, что те или иные задачи реализовать нельзя.
• Приобретение «универсального» программного продукта до разработки и постановки системы бюджетирования «на бумаге». Совершенно не эффективно адаптировать рабочие процессы под уже приобретенную дорогостоящую программу, а затраты в итоге могут в несколько раз превысить запланированный лимит.

Для того, чтобы не допустить подобные ошибки, необходимо действовать по шагам:

Шаг первый: Исходя из стратегических целей и текущего состояния предприятия, разработать бюджетную модель и регламент бюджетного процесса «на бумаге». Необходимо отметить, что наиболее эффективными являются системы бюджетирования, разработанные в тесном сотрудничестве привлеченных консультантов с сотрудниками предприятия-заказчика, поэтому руководство должно обеспечить максимальную вовлеченность персонала в этот проект.

Шаг второй: Сформировать критерии для выбора программного продукта. Произвести сравнительный анализ программных продуктов, представленных зарубежными и отечественными производителями.

Шаг третий: Выбрать и приобрести программный продукт, обратившись к специалистам-консультантам, которые помогут подобрать оптимальный вариант программного обеспечения.

И четвертый, последний, шаг: Выбрать компанию, имеющую опыт комплексной автоматизации предприятий, и заключить договор. Оптимальным решением будет доверить автоматизацию компании, консультанты которой ранее занималась разработкой модели и регламента бюджетирования для Вашего предприятия.

Выбор автоматизированной системы – что предлагает казахстанский рынок?

Наиболее распространённые программные продукты, используемые в качестве основы для построения автоматизированной системы: 1С:Предприятие 8 Управление производственным предприятием для Казахстана, 1С:Консолидация 8 ПРОФ, 1С-Рейтинг:Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана, OracleFinancialAnalyzer, Инталев:Корпоративные финансы, Инталев:Бюджетное управление. Выбор зависит от поставленных задач и возможностей компании. Стоимость внедрения для разных систем колеблется от 5 000 долларов до 100 000 долларов. При выборе программного продукта рекомендуется особое внимание уделять следующим критериям:

• Система должна быть на 20-50% избыточнее по функционалу, чем требуется в момент внедрения.
• Гибкость системы должна быть максимальна, так как для отечественного рынка характерно частое возникновение новых направлений деятельности, изменение правил управленческого учета по требованию акционеров или иностранных инвесторов.
• Возможность дополнительной настройки системы силами пользователей, без привлечения сторонних программистов или консультантов.

Какие преимущества может получить предприятие по итогам успешной автоматизации бюджетирования?

• Повышение гибкости и прозрачности финансовой системы предприятия.
• Повышение финансовой дисциплины департаментов компании, а также сокращение неоправданных расходов.
• Оперативное получение фактических данных и он-лайн контроль плановых показателей, возможность использования многомерного анализа данных
• Целевое использование существующих ресурсов для достижения стратегических целей предприятия, повышение доходности и увеличения доли рынка.

Таким образом, готовясь к созданию и автоматизации системы бюджетирования, мы рекомендуем читать статьи в деловых изданиях и отзывы компаний, которые делятся своим опытом об успешно пройденном внедрении. Напоминаем, что программный продукт - это всего лишь инструмент, который помогает продуманной, грамотно разработанной системе бюджетирования функционировать.

Максим Падерин, Директор по консалтингу ТОО «Universal Business Consulting»

Статья размещена в журнале "Совет директоров", №12 (66) Декабрь 2011